Come e Quando
La procedura da seguire per criopreservare è un processo relativamente rapido e semplice.
Per far capire ai genitori in modo più schematico il come e quando di tutta la procedura burocratica e logistica, abbiamo diviso questo processo in due parti:
PARTE I - PRE PARTUM
In questa fase, i genitori dovranno seguire questi semplici passi:
- Il primo contatto – Almeno due mesi prima del parto (dpp)
Questo primo contatto può essere telefonico o via email e dovrebbe essere fatto ad almeno due mesi dalla data del parto. Lo consigliamo a tutti i genitori in modo da ricevere più informazioni possibili e da chiarire qualsiasi dubbio che riguardi la nostra procedura o la conservazione in se. Al primo contatto con i nostri clienti, abbiamo sempre disponibile un vademecum fornito via email o, per chi desidera, in formato cartaceo (lettera o fax). Per richiedere questo vademecum, cliccate nel modulo di contatto in alto a destra.
Nel caso in cui la data presunta del parto sia prevista in meno di 10 giorni vi preghiamo di contattarci telefonicamente.
- Pratiche burocratiche e acquisto del kit – Entro l'ultimo mese di gravidanza
Dopo questo primo contatto, i futuri genitori dovranno leggere tutta la documentazione inviata e potranno cominciare a svolgere i seguenti passi per ottenere l’autorizzazione ministeriale per l’esportazione del sangue del cordone ombelicale all’estero:
- chiedere al medico ostetrico che sarà presente nel momento del parto se è disposto ad effettuare la procedura di prelievo e alla direzione sanitaria della struttura dove avverrà il parto se hanno già effettuato la procedura per la raccolta del sangue dal cordone ombelicale;
- Inviare al CNT (Centro Nazionale Trapianti) via fax il modulo informativo compilato e firmato a fronte del quale riceverete un fax di avvenuto counseling. Con questo documento si attesterà la vostra informativa sulla possibilità di donare il sangue del cordone ombelicale e del fatto che le applicazioni terapeutiche con queste cellule al momento sono poche. In caso di dubbi contattate il CNT ai numeri telefonici indicati sul modulo stesso. Entro 48 ore riceverete via fax il documento di conferma dell'avvenuto counseling.
- effetuare le analisi ai marcatori infettivologici seguenti:
- marcatori dell’ HIV tipo I e II*;
- marcatori dell’ Epatite B (HBsAG) e C (Ab Anti-hCV)*;
- test della Sifilide (VDRL, TPHA e altre denominazioni)**;
- marcatori del Citomegalovirus (Ab Anti-CMV)**.
*nell’ultimo mese di gravidanza
(come da normativa)
**nell’ultimo mese o trimestre della gravidanza
(conviene ripeterli anche se già effettuati in precedenza)
- ordinare il kit – tramite questo sito online o telefonicamente. La spedizione del kit viene seguita con codice fornitovi;
- Richiedere alla direzione sanitaria la dichiarazione che attesta la negatività ai marcatori infettivologici richiesti e la conformità del kit (usando il nostro facsimile) dopo aver ricevuto:
- Richiesta di autorizzazione ministeriale – Non appena in possesso di tutti documenti sopracitati
Questo è l’ultimo passo importante per ottenere l’autorizzazione ministeriale:
- Inviare per raccomandata con AR la richiesta di autorizzazione all’esportazione del sangue del cordone ombelicale (usando il nostro prototipo) al Ministero della Salute allegando i seguenti documenti:
- la Dichiarazione della direzione sanitaria previamente richiesta che attesta la negatività ai marcatori richiesti e la conformità del kit;
- il fax di avvenuto counseling con il CNT.
- Spedizione Documenti
Inviare a Hematos Italia, usando l’apposita busta:
- Una copia del contratto compilata e firmata dove richiesto (non dimenticate le firme nell’ultima pagina e l’Allegato A).
- Una copia delle analisi richieste:
- HIV I E II*
- HCV (EPATITE C)*
- HBSAG (EPATITE B)*
- VDRL O ALTRA DENOMINAZIONE (SIFILIDE)**
- CMV - IGG E IGM (CITOMEGALOVIRUS)**
*ULTIMO MESE
**ULTIMO MESE O TRIMESTRE.
- Contatto per ritiro kit
Anche se il parto non è un momento prevedibile, sarebbe consigliabile conttatarci quando possibile uno o due giorni prima della data prevista del parto in caso contrario contattarci il giorno stesso del parto.
Questa chiamata serve a preparare la spedizione del kit e per organizzare il ritiro del kit dalla struttura ospedaliera in cui vi trovate. I contatti avvengono dal lunedi alla domenica dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 15:00 alle 18:00 all' 800 911 918 o allo 0883 88 12 52 o ai cellulari 349 63 99 487. In questa fase si raccomanda di conservare il kit a temperatura ambiente.
Parte II – Post partum
In questa fase, i genitori dovranno seguire questi semplici passi:
1. Prelievo del sangue – Subito dopo il parto
In questo momento, il medico ostetrico che assisterà al parto dovrà seguire dettagliatamente il procedimento di prelievo . Anche in casi di parti prolungati o diversi dal parto eutocico (cesareo, parto in acqua, etc), il prelievo potrà essere eseguito, sempre che non ci siano situazioni impreviste e sempre che la mamma e il neonato siano fuori pericolo. Dopo il prelievo, il sangue va tenuto dentro il kit a temperatura ambiente.
Non dovete mettere in kit ne nel frigorifero, ne nel congelatore, poichè gli sbalzi di temperatura possono distruggere le cellule staminali contenute nel sangue. Mantenete il kit all’ombra finchè non arrivi il corriere.
2. Preparazione della documentazione e spedizione del sangue – quanto prima dal parto
Prima del parto e all’arrivo dell’ ospedale, dovrebbe già essere pronta una busta contenente il Modulo di identificazione del campione (incluso nella documentazione che accompagna il kit) - da compilare dopo il parto che dovrà accompagnare il kit nella sua spedizione al nostro laboratorio:
-ATTENZIONE: il nulla osta ministeriale dovrà essere inserito nella bustina contenente la lettera di vettura del corriere e quindi all'esterno del kit, questo per facilitare la presa visione da parte del corriere.
Dopo il parto e dopo l’ la chiusura del kit, contattate i nostri numeri. In questa fase, è indispensabile che seguiate in dettaglio il nostro procedimento di invio.
3. Arrivo al laboratorio
Il kit viene spedito con un numero di lettera di vettura per il ritorno in Portogallo. Potete seguire la sua spedizione tramite questo numero nel sito della DHL. In questo ultimo momento, i genitori saranno avvisati via email dell’arrivo del kit al nostro laboratorio.
4. Preparazione e criopreservazione – Ca. 5 giorni dopo l’arrivo in laboratorio
I risultati della preparazione e conteggio delle cellule staminali del campione che precede e condiziona la sua criopreservazione saranno comunicati ai genitori dopo almeno 5 giorni via email. Dipendendo dal numero di cellule progenitrici (staminali) si potrà arrivare a tre distinte situazioni:
-Conservazione Completa – il campione presenta più di 100.000 cellule progenitrici –– in questo caso si richiederà ai genitori il pagamento della seconda fase (30 giorni dalla comunicazione);
-Conservazione Intermedia - il campione presenta tra le 100.000 e le 20.000 cellule progenitrici – in questo caso, i genitori saranno messi al corrente di questa situazione e riceveranno una lettera in cui devono segnalare se desiderano conservare il campione per 20 anni per futura espansione, non dovendo pagare nulla fino al momento in cui si riesca ad espandere il campione fino a raggiungere un numero di cellule progenitrici utili per un trapianto;
-Conservazione Nulla – il campione presenta meno di 20.000 cellule progenitrici – in questo caso, il campione non è conservabile e i genitori saranno messi al corrente di questa situazione, non dovendo pagare nulla.
5. Richiesta documenti mancanti – 1 o 3 mesi dopo il parto
Questa situazione è solo prevista nel caso in cui manchi qualche documento tra quelli richiesti ai genitori (contratto, copia del referto delle analisi).
6. Invio Certificato Conservazione – Un anno dopo il parto
Dopo un anno dal parto, i genitori riceveranno un certificato di conservazione plastificato, contenente tutti i dati della conservazione e firmato dal direttore del laboratorio Crioestaminal.
